Relazione e impegni con i fornitori
L’Ufficio approvvigionamenti, contabilità e monitoraggio del CAB ha la finalità di organizzare e standardizzare i processi trasversali di acquisizione dei beni e dei servizi del Sistema Bibliotecario di Ateneo, di razionalizzare gli acquisti mediante l’aggregazione delle necessità di Biblioteche e Poli, di controllare la corretta esecuzione
delle forniture.
La scelta dei fornitori di beni e servizi è operata nel rispetto della normativa sui contratti pubblici e dei principi di imparzialità e trasparenza tenendo conto sia delle necessità dell’utenza dei servizi bibliotecari sia della sostenibilità economica per le imprese.
La fornitura viene gestita secondo un principio di collaborazione con le ditte fornitrici di beni e servizi, nella convinzione che questa collaborazione possa accrescere la fiducia reciproca, ridurre i conflitti, favorire la proposta di soluzioni innovative che generino valore aggiunto nei servizi erogati all’utenza.
Il Sistema Bibliotecario nella gestione delle forniture e dei servizi appaltati si impegna a:
- individuare per ogni fornitura o servizio una persona di riferimento, che dovrà interfacciarsi con l’impresa e coordinare le strutture interne in modo da rendere più semplice e chiara l’interazione con il Sistema Bibliotecario stesso;
- informare tempestivamente le imprese che abbiano partecipato ad un’indagine di mercato del Sistema Bibliotecario inviando loro l’esito dell’indagine stessa;
- favorire l’integrazione operativa, possibilmente attraverso l’interscambio automatico di dati (EDI), fra i propri sistemi informativi e gestionali e quelli dei fornitori, in modo da ridurre per tutti il tempo e il lavoro necessario per inviare e processare ordini e fatture, ma anche comunicazioni, solleciti e reclami;
- porre particolare attenzione affinché il pagamento di tutte le fatture regolari avvenga entro il termine stabilito dalle norme o dai contratti. Nel caso la fornitura comporti l’emissione di una molteplicità di fatture, il Sistema Bibliotecario si impegna a individuare insieme con il fornitore la modalità più efficiente per il riscontro puntuale degli avvenuti pagamenti;
- considerare come fornitori anche i collaboratori non professionali (studenti con collaborazioni a tempo parziale) che svolgono attività di supporto ai servizi bibliotecari e garantire che il pagamento di quanto loro dovuto avvenga entro il termine, valido anche per tutte le altre forniture, di 30 giorni dalla fine della collaborazione.